Yllättävän moni on kysynyt minulta, millä tavalla tämä tekoälymyllerryksen aika johtamismielessä eroaa siitä jo suht kaukaiselta tuntuvasta ajasta, kun uutismediassa ruvettiin toden teolla miettimään printti–digi-siirtymää. On kysytty myös, millaista muutosjohtamisen pitäisi olla AI-aikakaudella nimenomaan journalismin kontekstissa eli käytännössä työympäristössä, jossa aika monella on koko ajan aika kiire.

Tämä blogikirjoitus on yritys jäsentää ajatukseni ja mielipiteeni tästä teemasta jonkinlaiseksi kokonaisuudeksi.

1. Päätöksenteko ja resurssit

Mikä toimii sinun mediassasi, ei välttämättä toimi toisen. Organisaation koolla on väliä. Jos resurssit ovat pienet, ovat myös roolit ja arjen käytännöt väistämättä erilaisia kuin isommassa talossa. Esimerkiksi näin:

• Iso toimija: Keskitetty vai hajautettu organisoituminen, vai jotain siltä väliltä? Mielipiteeni: välimalli paras – pääasia, että liiketoiminnan tarpeet tunnetaan mahdollisimman hyvin ja toimeenpanoon ei synny pullonkauloja. Mediataloissa on aina ollut jonkinasteinen kuilu sisältö- ja kehityspuolen välillä. Sen minimointi on kaikkien etu, ja kyllä siihen tahtoa löytyy.
• Pieni toimija: Mistä aloittaa, jos on aivan minimaaliset resurssit, eikä kykyä rakentaa esimerkiksi omia työkaluja? Mielipiteeni: Esim. ChatGPT Business tai Enterprise & litterointityökalu Goodtape kuukausimaksuilla alkuun osalle henkilöstöä. Rajoitteet selviksi: mitä niihin voi laittaa ja mitä ei. Kehityspäällikkö tai vastaava koordinoi. Jos mahdollista, voit nimetä tiimeihin/osastoille tekoälyvastaavat, jotka muodostavat ydinkäyttäjäryhmän ja parhaimmillaan levittävät innostusta ympärilleen.

2. Älä tee AI-strategiaa

• Tai siis aivan ehdottomasti tee AI-strategia, mutta älä hyvä ihminen kutsu sitä tekoälystrategiaksi. Yrityksessä on vain yksi strategia. Teet sitten suuntatyötä, tiekarttaa tai toimintasuunnitelmaa, pidä ajatus kirkkaana: tässä on tavoitetila, ja näillä askelilla me sitä kohti menemme. Tämä toimii myös selkänojana tarvittaessa kipeillekin päätöksille: mitä priorisoidaan. Mielipiteeni: Jos yksi kohderyhmä on uutistoimitus, ydinviesti on saatava tiristettyä muutamaan slaidiin selkosuomeksi, muuten sitä ei muista kukaan. Kaikkien sitä ei tarvitsekaan muistaa, mutta vähintään keskijohdon pitää. Tarkista tasaisin väliajoin suuntatyösi merivedenkestävyys: puoli vuotta sitten tehdyt kriittiset oletukset voivat olla jo vanhentuneita.
• Isosti ajatteleminen vai pikkuasioiden viilaaminen? Jonkinlainen suuntatyö varmistaa, että organisaatio ajattelee tarpeeksi isosti: mistä saadaan hyötyä mahdollisimman laajalti. Kolikon toinen puoli on se, että monesti sieltä ruohonjuuritason arjesta nousevat tarpeet ja toiveet tekoälyn hyödyntämiselle ovat tärkeitä ja konkreettisia, vaikka eivät “strategisiksi hankkeiksi” välttämättä yltäisikään esimerkiksi potentiaalisen käyttäjäjoukon pienuuden vuoksi. Mielipiteeni: älä jätä pikkuasioiden viilaamista liikaa huomiotta, jos haluat edistää tekoäly-ymmärrystä omassa mediassasi, muuten et välttämättä saa läpi isojakaan. Ja kun ajattelet isosti, koeta nähdä hypen yli.
• Jos ajattelet, että tehtäväsi on kehittää tai saada ihmiset käyttämään tekoälytyökaluja, ajattelet liian pienesti. Auta kehittämään työnkulkuja, työn tekemisen tapoja. Mielipiteeni: Tiedetään, tämä on helpommin sanottu kuin tehty. Mutta tässäkin keskijohto – tiimin/osastojen vetäjät – ovat esimerkillään avainasemassa.

3. Arjen käytäntöjä

• Selvitä lähtötaso. Jos teet kyselyn, pakota kaikki vastaamaan vaikka firman vetäytymisessä. Mielipiteeni: Alhaisen vastausprosentin kyselyillä et tee oikeasti mitään. Ideaalitilanteessa voit seurata työkalujen osalta käyttöä ns. kovasta analytiikasta.
• Luo uusia rakenteita: tietoiskuja, työpajoja, 1:1-tuokioita, “syväsukelluksia”…räätälöi työpajat kunkin tiimin/osaston tarpeisiin, mikäli mahdollista. Selvitä, millaisia arjen ongelmia ja haasteita kenelläkin on – ne ovat todennäköisesti aivan erilaisia kuvaajalla, deskin pikavuorolaisella tai featurejuttujen tekijällä – ja pohdi, voisiko ainakin osaa niistä helpottaa tekoälyn avulla. Mielipiteeni: Työpajan ei tarvitse olla ylifasilitoitua ydinfysiikkaa. Esimerkiksi näin: Kesto 1,5 tuntia. 1) Vapaamuotoinen alkukeskustelu ja mahdollisen ennakkotehtävän läpikäynti: missä mennään & toiveet, 2) Alustus: työkalut ja muutama esimerkki, 3) Jokainen tekee yhden itselleen uuden asian jollain tekoälytyökalulla, 4) Yhdessä purku lopuksi.
• Ruoki edelläkävijöiden innostusta: jos he haluavat koluta läpi n8n:t (wau), zapierit (mjoo) ja powerautomatet (wau mutta huoh), anna heille siihen resursseja ja aikaa. Mielipiteeni: Totta kai on varmistettava tekoälyn vastuullinen käyttö, mutta älä tapa intoa.
• Oppien jakaminen ja jatkuva seuranta. Osastojen/tiimien väliin syntyy helposti siiloja. Naapurissa ei välttämättä lainkaan tiedetä, mitä toisella puolella tehdään. Mielipiteeni: On jaksettava toistaa, vaikka se kävisikin jo vähän tylsäksi. Vältä tätä: toimitukseen syntyy AI-ajan päivystäviä ATK-tukihenkilöitä, joiden puoleen käännytään liian helposti. Tiimien/osastojen esihenkilöt ovat muutoksen johtamisessa avainasemassa, koska he voivat näyttää esimerkkiä.

Tuo kuvituskuva? Kolmiot muistuttavat siitä, että asioita on syytä tehdä paitsi ylhäältä alas mutta myös fiksusti alhaalta ylös. Numerot kuvaavat karkeaa jaottelua tekoälytyökalujen käytöstä uutistoimituksissa – perustuu lähinnä mutuun ja joihinkin kansainvälisiin tutkimuslähteisiin: 10 prosenttia on edelläkävijöitä, 20 prosenttia ei juurikaan käytä ainakaan vielä ja keskellä on porukka, joka käyttää vaihtelevasti.